Elektroninė sąskaita gali būti siunčiama elektroninėmis priemonėmis vietoje įprastų popierinių sąskaitų. Naudotis elektroninėmis sąskaitomis faktūromis yra labai paprasta ir lengva. Tačiau pirma būtų itin naudinga susipažinti su pagrindinėmis elektroninių sąskaitų savybėmis ir reikalavimais šių dokumentų turiniui bei jų saugojimui.
Vadovaujantis Pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 79 str., PVM sąskaitos faktūros gali būti rašytinės (išrašomos spausdintame blanke) arba elektroninės. Elektronine PVM sąskaita faktūra yra laikoma tokia sąskaita, kurioje nurodyti visi privalomi PVM sąskaitos rekvizitai ir kuri išrašyta bei gauta elektroniniu formatu. Tokia sąskaita gali būti siunčiama el. paštu, patalpinama interneto portale, prie kurio sąskaitos gavėjas turi prieigą ir gali prisijungti arba pristatoma kitomis technologinėmis priemonėmis. Svarbu paminėti, jog tinkamai įformintos popierinės ir elektroninės sąskaitos, turi lygiavertę teisinę galią ir mokestiniais tikslais yra pripažįstamos vienodai.
Reikėtų žinoti, jog elektroninė sąskaita gali būti naudojama tik turint išankstinį pirkėjo sutikimą. Nors PVM įstatyme yra nurodyta, kad sutikimą gauti būtina, tačiau praktikoje dažnai laikoma, kad jeigu pirkėjas neprieštaravo, vadinasi jo sutikimas yra gautas. Vis dėlto, siekiant išvengti galimų neaiškumų ir nesusipratimų, rekomenduojame gauti pirkėjo sutikimą naudoti elektroninę sąskaitą. Juk iš esmės, pirkėjo sutikimas gali būti išreikštas bet kokia forma, pavyzdžiui, rašytine, žodine ar interneto svetainėje pažymint atitinkamą langelį.
Reikalavimai elektroninės sąskaitos faktūros įforminimui
Išrašant elektroninę PVM sąskaitą faktūrą labai svarbu ją tinkamai įforminti bei užtikrinti išrašomo dokumento atitikimą kilmės autentiškumo, turinio vientisumo ir įskaitomumo reikalavimams.
- Kilmės autentiškumas – tai prekių tiekėjo (arba paslaugų teikėjo) tapatybės tikrumas. Išrašant elektroninę sąskaitą būtina užtikrinti, jog būtent prekių tiekėjo (paslaugų teikėjo) vardu ir jo naudai yra išrašytas konkretus dokumentas. Užtikrinti elektroninės sąskaitos kilmės autentiškumą galima naudojant saugų elektroninį parašą, registruojant sąskaitą PVM sąskaitų registre, taikant elektroninių duomenų apsikeitimo ar kitas kontrolės priemones.
- Turinio vientisumas – tai išrašytos elektroninės sąskaitos turinio atitikimas teisės aktams ir jo nekintamumas. Kitaip sakant, išrašant elektroninę PVM sąskaitą faktūrą būtina užtikrinti, kad joje būtų visi Pridėtinės vertės mokesčio įstatyme nustatyti privalomi rekvizitai ir šie rekvizitai vėliau nebūtų keičiami. Užtikrinti elektroninės sąskaitos turinio vientisumą galima naudojant saugų elektroninį parašą, registruojant sąskaitą PVM sąskaitų registre, taikant elektroninių duomenų apsikeitimo ar kitas kontrolės priemones.
- Turinio įskaitomumas – elektroninė sąskaita privalo būti pateikta taip, kad visas jos turinys būtų aiškiai įskaitomas bei matomas ekrane ir nereikėtų papildomo joje esančių duomenų interpretavimo ar nagrinėjimo.
Elektroninių sąskaitų saugojimas
PVM sąskaitos faktūros turi būti saugomos tokios formos, kokios jos buvo išrašytos ar gautos (popierinės arba elektroninės). Tiek popierinėms, tiek elektroninėms sąskaitoms galioja vienodas, 10 metų nuo jų išrašymo dienos, saugojimo terminas. Elektroninės sąskaitos gali būti saugomos Lietuvos arba kitos Europos Sąjungos valstybės teritorijoje esančiose duomenų saugyklose. Tačiau saugoti sąskaitas kitoje ES šalyje galima tik informavus VMI ir užtikrinant nuolatinę galimybę jas skaityti ir parsisiųsti. Beje, kartu su elektroninėmis sąskaitomis, taip pat turi būti saugomi ir duomenys, užtikrinantys šių sąskaitų kilmės autentiškumą bei turinio vientisumą (išrašymo ir siuntimo datos, siuntėjo ir gavėjo rekvizitai).
