Buhalterija yra neatsiejama kiekvieno verslo dalis, todėl net ir smulkiam verslininkui svarbu tiksliai žinoti, kokią buhalterinę programą geriausia pasirinkti savo veiklos pradžioje. Taigi, šiame straipsnyje patarsime, kaip išsirinkti labiausiai tinkančią buhalterinę programą, pagal jūsų poreikius ir planuojamo verslo apimtis.
Visai nesvarbu, ar valdote didelę įmonę su keliais tūkstančiais darbuotojų, ar veiklą vykdote vienas pagal individualios veiklos pažymą – buhalteriniai procesai yra neišvengiami kiekviename versle. Žinoma, kiekvienu atveju gali skirtis verslo specifika ir finansinės apimtys, tačiau poreikis tinkamai fiksuoti savo veikloje atliekamas ūkines operacijas, išlieka visuomet. Dėl šios priežasties, daugeliui pradedančių verslininkų dažnai kyla klausimas, kokią buhalterinę programą pasirinkti planuojant savo verslą. Juk tinkamas verslo bei būsimos įmonės veiklos planavimas ir organizavimas dažnai yra vienas svarbiausių veiksnių, lemiančių jūsų verslo sėkmę.
Buhalterinę programą rinkitės pagal planuojamas veiklos apimtis
Šiais informacinių technologijų laikais, buhalterio darbas yra organizuojamas įvairių buhalterinių programų pagalba. Dabartinėje rinkoje galima rasti tikrai nemažai įvairių sprendimų buhalteriams, pasižyminčių skirtingomis savybėmis, funkcionalumu, galimybėmis bei kaina. Kita vertus, didelės įmonės veiklos apimtys ir joje vykstantys buhalteriniai procesai, dažniausiai stipriai skiriasi nuo smulkiame versle atliekamų kasdienių finansinių operacijų. Dėl šio priežasties, net ir geriausia buhalterinė programa stambiam verslui, pradedančiam verslininkui gali būti tiesiog per didelė ir per brangi.
Pavyzdžiui, stambios įmonės, turinčios daug darbuotojų ir kiekvieną mėnesį atliekančios įvairiapuses bei sudėtingas finansines operacijas, paprastai renkasi profesionalias buhalterines programas, tokias kaip „Finvalda“ arba „Rivilė“. Šio tipo buhalterinės programos leidžia vesti didžiosios knygos, pirkimų, pardavimų ir PVM apskaitą, taip pat turi sandėlio valdymo bei ilgalaikio turto apskaitos funkcionalumą. Už papildomą mokestį, galima įsigyti ir personalo apskaitos, ryšių su klientais valdymo (CRM), dokumentų valdymo bei kitų naudingų modulių. Tokių buhalterinių programų pagalba galima nuolat stebėti ir efektyviai valdyti visus verslo procesus, tačiau jos geriausiai pritaikytos stambiam verslui ir didelėms įmonėms.
Smulkiam verslui ar individualią veiklą vykdantiems asmenims, tikrai nereikia brangių buhalterinių programų su krūva papildomų funkcijų, kuriomis greičiausiai niekada nesinaudos. Juk smulkiame versle įvairių buhalterinių operacijų paprastai nėra labai daug, todėl šiuo atveju svarbiausia, kad buhalterinė apskaitos programa atliktų tik pagrindines ir dažniausiai pasitaikančias funkcijas. Kai kuriais atvejais, jeigu verslo apimtys yra itin nedidelės ir išrašomos tik kelios sąskaitos per mėnesį, buhalterinę programą gali puikiai atstoti net ir „Excel“ skaičiuoklė. Tiesa, nors toks sprendimas ir leis sutaupyti lėšų verslo pradžioje, tačiau pareikalaus didelio kruopštumo ir laiko sąnaudų, kadangi viską reikės daryti pačiam.
Jei nenorima gaišti laiko tarp „Excel“ lentelių, teks pasirinkti buhalterinę programą. Tokiu atveju, geriausias sprendimas būtų nebrangi ir specialiai smulkiam verslui bei individualiai veiklai pritaikyta buhalterinė programa. Reikėtų pasakyti, kad rinkoje jau pasirodo būtent individualiai veiklai ir smulkiam verslui pritaikyti sprendimai, todėl pasirinkti geriausiai poreikius atitinkantį variantą tikrai nebus sudėtinga. Pavyzdžiui, tokios buhalterinės programos kaip „Sąskaita123“ ar „Cflow“, ne tik turi pagrindines ir pačias reikalingiausias funkcijas, bet ir siūlo nedideles kainas.
Sprendžiame kokią buhalterinę programą pasirinkti – pagrindiniai kriterijai
Nusprendus rinktis profesionalę buhalterinę programą, visų pirma reikia turėti omenyje, jog šiuo įrankiu greičiausiai naudositės ne jūs, o jūsų buhalteris. Todėl sprendžiant, kokią buhalterinę programą pasirinkti, nepamirškite išklausyti ir buhalterio nuomonės. Taip pat galite pasiteirauti savo verslo partnerių bei pažįstamų, apie jų naudojamus įrankius ir sprendimus. Susitikite su visais programų tiekėjais ir kartu su buhalteriu išbandykite jų siūlomas demonstracines versijas.
Savaime suprantama, kad didelę įtaką jūsų galutiniam pasirinkimui daro produkto kaina. Todėl iš programų tiekėjų reikalaukite pasiūlymų su aiškia kainodara ir tiksliu produkto bei paslaugų aprašymu. Būtinai atkreipkite dėmesį, kad didelės ir brangios profesionalios buhalterinės programos yra parduodamos moduliais, todėl tiksliai išsiaiškinkite, kokių programos modulių jums reikės jūsų veikloje. Kartais tik kelių papildomų modulių pridėjimas ir integracija gali lemti didelius kainų skirtumus.
Pagrindiniai kriterijai, kurie padės apsispręsti, kokią buhalterinę programą pasirinkti:
- Kaina – iš programos tiekėjų reikalaukite tikslios bazinio modulio ir papildomų modulių diegimo kainos. Prieš pirkdami produktą, tiksliai žinokite, kokios funkcijos įeina į bazinį buhalterinės programos modulį ir kokių papildomų modulių jums reikės.
- Techniniai parametrai – svarbu išsiaiškinti kokioje programinėje aplinkoje buhalterinė programa gali dirbti. Ar ji diegiama lokaliai į atskirus kompiuterius, ar gali būti pasiekiama internetu. Sužinokite, kaip programa „draugauja“ su skirtingomis operacinėmis sistemomis.
- Funkcionalumas – dirbti su pasirinkta buhalterine programa turi būti patogu ir paprasta. Už profesionalią programą mokėsite nemažus pinigus, todėl rinkitės tą, kuri siūlo kuo daugiau automatizuotų sprendimų. Pavyzdžiui, kam jums buhalterinė programa, kurioje likučius turėsite perkelti rankiniu būdu?
- Aptarnavimas ir atnaujinimas – geras aptarnavimas ir galimybė gauti pagalbą čia ir dabar, tai vienas svarbiausių kriterijų, į kurį dažnai dėmesys atkreipiamas tik įsigijus produktą. Todėl būtinai palyginkite, kokias aptarnavimo ir pagalbos sąlygas siūlo programų tiekėjai. Taip pat labai svarbu ir turimos programos atnaujinimo galimybės. Per kiek laiko pasikeitus teisės aktams buhalterinė programa yra atnaujinama? Ar programa atsinaujina pati automatiškai, ar reikia atskirai pirkti ir diegti jos atnaujinimo paketus?
- Atsiliepimai – prieš perkant konkrečią buhalterinę programą, būtinai internete pasiskaitykite atsiliepimus apie ją ir jos kūrėjus. Pažiūrėkite kokie atsiliepimai vyrauja, ar daug atsiliepimų yra neigiami. Taip pat pasidomėkite kaip ilgai programos kūrėjai jau veikia rinkoje. Nors veiklos laikotarpis pats savaime negarantuoja jums tinkančio produkto, tačiau kuo ilgiau produktas yra rinkoje, tuo didesnė tikimybė, kad jis ir ateityje bus palaikomas.
