Patikima apskaitos sistema – tai neatsiejama kiekvieno šiuolaikinio verslo sėkmės dalis, todėl rinkoje esančių apskaitos programų palyginimas ir mokėjimas išsirinkti geriausiai tinkantį variantą yra labai svarbus verslo sėkmės veiksnys. Dabartinėje, itin greitai kintančioje verslo aplinkoje, net ir smulkiam verslui būtina tiksliai žinoti, kokia buhalterinės apskaitos programa yra geriausia naudotis.
Visi verslai, nepriklausomai nuo jų apimčių bei specifikos, susiduria su poreikiu tinkamai ir tiksliai apskaityti veikloje vystančius procesus. Taigi, visai nesvarbu, ar planuojate didelį verslą su daug darbuotojų, ar veiklą pradžioje vystysite vienas, jums neišvengiamai teks pasirinkti buhalterinės apskaitos programą. Tiesą sakant, šiai dienai, rinkoje egzistuoja tikrai nemaža įvairių apskaitos sistemų pasiūla, kurios skiriasi savo funkcionalumu ir galimybėmis. Tokioje situacijoje, norint išsirinkti tinkamą apskaitos programą, tenka ne tik atsižvelgti į savo būsimo ar esamo verslo poreikius, bet ir palyginti visus galimus programų variantus pagal atitinkamus kriterijus. Todėl šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius apskaitos programų palyginimo kriterijus ir patarsime, kaip išsirinkti geriausiai jūsų verslui tinkantį variantą.
Apskaitos programos šiuolaikiniam verslui
Šiuolaikinio verslo sėkmę lemia ne tik efektyvių valdymo, gamybos bei vadybos metodų diegimas, bet ir versle vykstančių ūkinių procesų apskaitos kompiuterizavimas. Dėl itin dinamiškos ir nuolat kintančios verslo aplinkos, įmonių finansininkai privalo gerai išmanyti apskaitos niuansus bei gebėti operatyviai apdoroti vis didėjantį apskaitos duomenų srautą. Verslui plečiantis ir persikeliant į elektroninę erdvę, kartu didėja ir kaupiamų duomenų apimtys, todėl verslininkai privalo tinkamai organizuoti ir optimizuoti visus versle vykstančius procesus. Apskaitos procesų optimizavimui naudojamos šiuolaikinės specializuotos apskaitos programos.
Svarbu atsižvelgti į verslo dydį
Kiekvienas verslas yra skirtingas. Pavyzdžiui, didelės, turinčios tūkstančius darbuotojų, įmonės organizavimas ir joje vykstantys verslo procesai, stipriai skiriasi nuo individualia veikla užsiimančio asmens finansinių operacijų. Didelės įmonės renkasi profesionalius bei daugiafunkcius verslo valdymo sprendimus ir apskaitos programas. Tuo tarpu smulkiu verslu užsiimančiam asmeniui, kartais gali pilnai pakakti paprasčiausios „Excel“ lentelės. Dėl šios priežasties, net ir pati geriausia buhalterinė programa didelei įmonei, gali būti visiškai bevertė smulkiam verslininkui. Todėl vienas svarbiausių kriterijų lyginant skirtingas apskaitos programas – tai jūsų esamo ar planuojamo verslo dydis bei veikos mąstai.
Kita vertus, minėta „Excel“ lentelė tinka tik kai kuriais atvejai, kuomet veiklos apimtys yra iš ties labai nedidelės ir asmuo išrašo vos keletą sąskaitų per mėnesį. Veiklos apimtims didėjant, neišvengiamai kaupiasi ir reikiamos apdoroti informacijos kiekis, kurią stengiantis apdoroti pačiam, kartu išauga ir laiko sąnaudos. Taigi, siekiant taupyti savo laiką ir efektyvinti verslo procesus, tinkamos apskaitos programos teks paieškoti net ir užsiimant smulkiu verslu.
Internetinės apskaitos programos privalumai
Svarbu pažymėti, kad pastaruoju metu ypač išryškėjo internetinių, SAAS (angl. „Software as a service“) principu veikiančių, apskaitos sistemų privalumai. Tokio tipo buhalterinės apskaitos programos nėra įrašomos į konkretų kompiuterį ar įmonės serverį, o gali būti pasiekiamos iš bet kurios vietos internetu. Internetinių apskaitos programų privalumai kaip niekad išryškėjo vis labiau populiarėjant nuotoliniam darbui ir didėjant poreikiui greitai reaguoti į iššūkius. Trumpai apie pagrindinius privalumus, kuriais pasižymi internetinė buhalterinės apskaitos programa:
- Pasiekiamumas – naudojant tradicines, į kompiuterius įrašomas, apskaitos programas, finansinius verslo duomenis galima pasiekti tik iš konkrečios darbo vietos. Tuo tarpu su internetine apskaitos programa galima dirbti nuotoliniu būdu ir prieiti prie verslo duomenų iš bet kurios pasaulio vietos.
- Greitis – šiuolaikiniame versle itin svarbu operatyviai reaguoti į besikeičiančią situaciją ir laiku priimti tinkamus sprendimus. Šiuo aspektu internetinės buhalterinės apskaitos programos turi didelį privalumą, nes vadovai ar kiti suinteresuoti asmenys, faktinę verslo finansinę situaciją gali stebėti vos ne realiu laiku.
- Saugumas – laikyti visus įmonės finansinius duomenis vienoje fizinėje vietoje yra ganėtinai pavojinga, kadangi įvykus techninėms problemoms, blogiausiu atveju, galima netekti visų savo duomenų. Šiuo atveju, internete veikianti apskaitos programa yra saugesnis pasirinkimas, nes čia paprastai periodiškai daromos duomenų kopijos.
Buhalterinių apskaitos programų palyginimas – svarbiausi kriterijai
Taigi, renkantis jums tinkamiausią apskaitos programą reikia įvertinti daug įvairių kriterijų. Pačius svarbiausius ir aktualiausius programų palyginimo kriterijus, derėtų nusistatyti atsižvelgus į savo verslo poreikius, prioritetus bei galimybes. Taip pat reikia turėti omenyje, jog vienam verslui svarbūs aspektai, kitam – gali būti visiškai neaktualūs.
Kita vertus, kiekvienos apskaitos programos vartotojams, visais atvejais yra svarbu, jog programa dirbtų stabiliai, užtikrintų informacijos saugumą bei turėtų programos išplėtimo ar modifikavimo galimybes. Taip pat labai svarbu atsižvelgti į siūlomą programos kainodarą bei teikiamas pagalbos ir techninio aptarnavimo paslaugas. Kaip jau aptarėme aukščiau, nemažiau svarbus šiuolaikinės apskaitos sistemos atributas yra galimybė dirbti nuotoliniu būdu.
Bendru atveju, buhalterinių programų palyginimas turėtų būti atliekamas vadovaujantis šiais pagrindiniais kriterijais:
- Programos funkcionalumas – turi būti paprasta ir aiški darbo aplinka, kam jums apskaitos programa, su kuria norint išmokti dirbti dar reikalingi papildomi kursai? Tinkama apskaitos programa turėtų minimaliai turėti bent pirkimų, pardavimų, klientų, ilgalaikio turto bei sandėlio valdymo modulius.
- Aptarnavimas ir atnaujinimas – kaip greitai atnaujinama apskaitos programa pasikeitus teisės aktams ar apskaitos standartams.
- Kelių įmonių apskaitos galimybė – aktualu buhalterinės apskaitos paslaugas teikiantiems asmenis.
- Programos kaina – svarbu tiksli ir aiški siūlomo apskaitos sprendimo kainodara. Stambiam verslui skirtos programos paprastai būna sudarytos iš atskirų modulių. Modulių kiekis ir jų integravimo į jūsų verslą sudėtingumas, dažnai gali lemti didelius kainų skirtumus.
- Nuotolinio darbo galimybė – visos internetinės buhalterinės apskaitos programos pasižymi šia galimybe, todėl šiuolaikinis verslas turėtų naudotis būtent internetinių programų teikiamais privalumais.
- Suderinimas su el. parduotuvėmis – jei planuojate pardavimų verslą internete, būtinai įvertinkite ar jūsų pasirinkta apskaitos programa turi parengtus integracinius modulius su populiariomis el. parduotuvių sistemomis.
- Atsarginės kopijos – išsiaiškinkite, kaip dažnai yra daromos atsarginės duomenų kopijos.
Apskaitos sistemą rinkitės pagal tinkamus kriterijus
Taigi, apibendrinant reikėtų pasakyti, jog renkantis savo verslui tinkamą apskaitos programą, visų pirma būtina nusistatyti tinkamus apskaitos prioritetus bei tiksliai žinoti verslo poreikius. Pagrindiniai šiuolaikinės buhalterinės apskaitos programos pasirinkimo kriterijai būtinai turi apimti programos funkcionalumo, aptarnavimo, kainos, suderinimo su el. parduotuvėmis bei saugumo aspektus.
