Kaip teisingai planuoti laiką, kurio taip trūksta? Efektyvus darbo laiko valdymas ir planavimas yra labai svarbus produktyviam ir kokybiškam darbui. Sužinokite kaip teisingas dienotvarkės planavimas jums leis dirbti žymiai protingiau.
Gyvenant informaciniame amžiuje didžiausia problema ir iššūkis, susijęs su darbu, tai tinkamas informacijos valdymas. Kasdien žmogus gauna maždaug 34 GB informacijos, ji mus pasiekia teksto pavidalu, reklamomis mieste, radijo, televizijos bangomis ir, žinoma, internete. Iš šios informacijos tik maža dalis yra tai, ko mes iš tikrųjų ieškojome ir ką norėjome rasti, visa kita – balastas, kurį reikia išmokti ignoruoti. Dienotvarkės planavimas gali būti puiki priemonė, kuri padėtų išskirti prioritetus ir kaskart, kai mūsų dėmesį nukreipia nereikalinga informacija, paskatintų grįžti prie svarbių darbų.
Laiko planavimas - kodėl ir ką reikia planuoti?
Kiekvienas žmogus yra skirtingas, taip pat skiriasi ir kiekvieno iš mūsų darbo specifika, net jei užimate vadovaujančias pareigas, gali būti, kad jūsų veikla skiriasi nuo kitos įmonės vadovo, pavyzdžiui, jūs kasdien važinėjate po miestą ir bendraujate su darbuotojais ar klientais, o kitas vadovas daugiau laiko leidžia biure ir bendrauja telefonu ar el. paštu. Taigi kiekvienu atveju gali reikėti taikyti skirtingą darbotvarkės planavimo metodiką, tačiau bet kuriuo atveju svarbu prisiminti, kad laiko valdymas iš tikro yra tinkamas mūsų dėmesio paskirstymas.
Laiko planavimas yra svarbus norint sumažinti streso lygį, kai nuolat jaudinamasi, kad kažką pamiršite ar neatliksite laiku. Taip pat tinkamas darbų paskirstymas padeda ne tik efektyviau dirbti, bet ir iš anksto numatyti laiką pertraukoms ir poilsiui. Jei dirbdami nenorite daryti pertraukos, tai reiškia, kad jau esate pervargęs, o darbų našta neleidžia jums atsitiesti. Yra rekomenduojama trumpas pertraukas daryti kas valandą (pvz., 50 min. darbo, 10 min. pertrauka), o kas dvi valandas daryti ilgesnę pertrauką. Pietų pertrauka neturėtų būti trumpesnė nei 30 min., dar geriau, jei per pietų pertrauką spėsite ne tik papietauti, bet ir pasivaikščioti.
Net jei suplanuosite savo dieną minučių tikslumu, iš šio planavimo gali nieko neišeiti – sutrukdyti gali nenumatytos aplinkybės, pavyzdžiui, 10 val. atvykęs klientas, kurį jūs būtinai turite priimti, iš jūsų dienotvarkės išbrauks valandą laiko. Kada jį kompensuosite? Perkelsite darbus į vakarą? Bet ar tikrai 6 val. vakaro būsite pakankamai žvalus, kad galėtumėte atsakyti jūsų partneriui dėl strateginių įmonės veiklos aspektų? Taigi svarbu yra ne numatyti, kad „X“ darbą padarysite konkrečią valandą, o nepamiršti, kad tą darbą turite atlikti ir, atsižvelgiant į jo svarbą, paskirti jam atlikimo terminą ar kitą jūsų susigalvotą darbo svarbos įvertinimą.
Populiariausios laiko planavimo ir darbų skirstymo technikos
Yra įvairiausių laiko ir darbotverkės planavimo technikų. Patogiausia – kas mėnesį išbandyti vis naują techniką ir stebėti, kuri jums geriausiai tinka, kada jaučiate mažiausiai streso, atliekate daugiausia darbų ir mažiausiai pavargstate. Išsirinkę jums tinkamiausia darbų skirstymo techniką galėsite ją taikyti nuolat ar patobulinti pagal savo poreikius.
Viena populiaresnių darbų skirstymo technikų – Eizenhauerio metodas. Susidarius darbų sąrašą, šie yra skirstomi pagal du parametrus – svarbu / nesvarbu, skubu / neskubu. Taip kiekvienas darbas patenka į vieną iš keturių kategorijų. Tuos darbus, kurie nėra nei skubūs, nei svarbūs, siūloma išvis išbraukti, skubius, bet nesvarbius vadovai turėtų deleguoti kitiems, svarbiems, bet neskubiems reikėtų numatyti galutinį atlikimo terminą, o skubius ir svarbius vadovas pats turėtų atlikti nedelsdamas.
Laiko planavimas gali būti puikus būdas siekti darbo efektyvumo. Jei tai – jūsų tikslas, tuomet jums patiks 80 / 20 formulė, kurios esmė yra tokia: vertinant darbus reikia galvoti, kad 80 proc. naudos (ar tai būtų pelnas ar kt. parametras) yra galima pasiekti tam skyrus 20 proc. savo laiko. O likusią 20 proc. naudą pasieksite skyrę dar 80 proc. laiko. Taigi darbus, kurie patenka į pirmą kategoriją, turite atlikti, o tuos, kurie patenka į antrą – tiesiog ignoruoti. Šios strategijos tikslas yra dirbti ne sunkiau, o protingiau.
Tokiu atveju, kad jūsų darbų sąraše yra daug didelių darbų, tuomet dienotvarkės planavimas gali padėti stambius darbus padalinti į smulkesnius, kad būtų aišku nuo ko pradėti. Pavyzdžiui, įmonės veiklos planavimas ir organizavimas yra vienas didelis vadovo darbas, kurį jis galėtų suskirstyti į smulkesnius darbus ir deleguoti juos įmonės darbuotojams. Apskritai yra patariama užduoties planavimui skirti ne daugiau nei 10 proc. laiko, o likusius 90 proc. – pačios užduoties atlikimui. Taigi smulkius darbus galite atlikti be papildomo planavimo, o stambius – suskaidyti dalimis, kad būtų aiškiau, kiek laiko užtruksite ir kiek naudos gausite šį darbą atlikę.
Pagrindinės laiko planavimo klaidos
Nors yra įvairių universalių patarimų, skirtų darbų planavimui, tačiau laiko planavimas yra gana asmeniškas dalykas. Pavyzdžiui, vienas, būdamas vyturys, svarbius ir daug susikaupimo reikalaujančius darbus geriau atliks ryte, kitas – priešingai – vakare. Taigi planuojant darbus svarbu nesuklysti ir universalius patarimus prisitaikyti sau, t. y. atsižvelgti į savo asmenines savybes ir susiplanuoti darbus taip, kad gerai būtų būtent jums.
Labai dažna laiko planavimo klaida yra požiūris, kad viskas turi vykti pagal planą. Juk yra net pasakymas, kad „Žmogus planuoja, o Dievas juokiasi.“ Kaip jau minėjome aukščiau, į laiko planavimą reikėtų žiūrėti kaip į dėmesio planavimą. Tai reiškia, kad darbus galite suskirstyti pagal jų svarbą ir tada pagal tai, kiek jūsų dėmesio jie reikalauja. Tuos darbus, kurie pateko į kategoriją „Svarbūs“ – atlikite pirmiausia, tačiau nenumatykite jiems konkretaus laiko minučių tikslumu. Tiesiog kai esate darbingiausias, atlikite tuos darbus, kurie yra svarbūs ir reikalaujantys daugiausia jūsų dėmesio, o kai darbo diena eina į pabaigą ir jaučiatės pavargęs – imkitės tų darbų, kurie yra svarbūs, bet nereikalauja daug jūsų dėmesio.
Toks darbo laiko planavimas leis išvengti „planų griūties“, kai netikėtai atvyks klientas ar atsiras nenumatytas kitas svarbus darbas. Jūs iš esmės nebūsite pasižadėjęs tuo konkrečiu laiku atlikti darbą „X“, jūs būsite numatęs, tuo metu atlikti patį svarbiausią darbą. Taigi naujai atsiradusi užduotis nesukels chaoso, ji tiesiog tuo metu taps nauja svarbiausia užduotimi.
Laiko planavimas – tai raktas į efektyvumą
Laiko planavimui gali užtekti ir paprastos popierinės užrašų knygutės, užrašinės kompiuteryje, tačiau taip pat gali būti pravarčios ir įvairios programėlės. Elektroninių laiko planavimo įrankių yra labai daug, nuo paprasčiausius sąrašus leidžiančių sudaryti programėlių tokių kaip „To Do“ iki specialiai darbams planuoti skirtų „Trello“, „Evernote“, „Todoist“ ar kitų. Laiko planavimas elektroninėje erdvėje pranašesnis tuo, kad kurti užduotis galima ne tik asmeniškai sau, bet ir paskirstyti jas komandai, taip pat pastabas ir mintis saugoti ne tik tekstiniu formatu, bet ir prisegti komentarą balsu ar įkelti nuotrauką.
Taigi, laiko valdymas gali tapti tiek ir raktu į efektyvumą, tiek ir nuolatiniu rūpesčiu, kad nieko nespėjate laiku. Todėl svarbu nepamiršti, kodėl jūs norite planuoti savo laiką. Atsiminus pagrindinį tikslą – kad dirbtumėte efektyviau ir jaustumėte mažiau streso – bus lengviau iš darbų sąrašo išsirinkti tą darbą, kuris yra svarbiausias (nors gal ir nemaloniausias) bei motyvuoti save jį atlikti.
