Šiuolaikinis projektų valdymas sunkiai įsivaizduojamas be efektyvumą didinančių projekto valdymo programų. Nuo tinkamos projektų valdymo sistemos pasirinkimo dažnai tiesiogiai priklauso ne tik projekto įgyvendinimo terminai, bet ir galutinė jūsų projekto sėkmė. Sužinokite, kaip efektyviai valdyti kiekvieną projektą ir darbui pasitelkti tik tinkamus įrankius.
Kuomet veiklos organizavimas tiek privačiame, tiek ir viešajame sektoriuose vis dažniau yra grindžiamas projektiniu planavimu, efektyvus projektų valdymas tampa vienu iš svarbiausių verslo sėkmės veiksnių. Mokėjimas sistemingai valdyti visas veiklos proceso dalis yra naudingas kiekvienai verslo organizacijai, sprendžiančiai kilusią problemą ar vykdančiai suformuotą užduotį. Jeigu yra vykdoma konkreti laike apibrėžta užduotis, kurios įgyvendinimui būtina suplanuoti tam tikrus darbus, o šią užduotį įgyvendinus, reikės įvertinti gautus rezultatus – tai jau panašu į projektą. Todėl projekto valdymas tapo itin aktualia kompetencija paslaugų, IT, statybos, gamybos ir kituose panašiuose sektoriuose veikiantiems verslams. Taigi, šiame straipsnyje susipažinsime su projektų valdymo pagrindais ir sužinosime, kaip savo darbui pasirinkti tinkamą projektų valdymo programą.
Projektų valdymas – kas tai yra?
Projekto valdymas – tai procesas, kurio metu stengiamasi pagal tam tikrą metodiką įvykdyti suformuotas užduotis ir pasiekti iškeltus tikslus. Dauguma projektų turi ribotus išteklius, todėl pagrindinis efektyvaus projektų valdymo iššūkis yra pasiekti projekto tikslus atsižvelgiant į esamus apribojimus. Didžiausi projekto apribojimai paprastai būna biudžetas, laikas ir apimtis. Taigi, net ir nedidelio projekto valdymas gali būti pakankamai sudėtingas darbas, kadangi dėl ribotų išteklių, dažnai tenka stipriai optimizuoti visus atliekamus darbus.
Projektų valdymas stipriai skiriasi nuo įprastų ir kasdienių organizacijoje vykstančių procesų valdymo, kadangi projektas yra laikinas, sukurtas konkrečiam tikslui pasiekti. Projektui paprastai vadovauja paskirtas projekto vadovas, kuris planuoja darbus, stebi rezultatus bei yra atsakingas, kad projektas būtų įvykdytas laiku, laikantis biudžeto ir pagal numatytas apimtis. Siekiant lengviau valdyti visus vykstančius procesus, projektai yra suskirstomi į tam tikrus etapus, padedančius tinkamai planuoti ir organizuoti reikiamus darbus.
Paprastai projektai suskirstomi į šiuos keturis pagrindinius etapus, apimančius visą įgyvendinamo projekto trukmę:
- Projekto pradžia – tai vienas svarbiausių projekto įgyvendinimo etapų, kurio pagrindinis uždavinys yra suderinti projekto tikslą su visomis suinteresuotomis šalimis. Jeigu įvardinto tikslo su projektui skirtais resursais pasiekti neįmanoma, tuomet būtina peržiūrėti projekto apimtis ar netgi jo atsisakyti. Šiame etape labai svarbu nuolat bendrauti su visomis projekto šalimis, įvertinti jų siūlomas idėjas, pasiūlymus bei turimus poreikius. Priimti ekonomiškai pagrįstą sprendimą gali padėti SWOT analizė ir kitos panašios sprendimų priėmimo metodikos.
- Projekto planavimas – sudaromas projekto valdymo planas, projekto grafikas bei galutinai patvirtinama projekto apimtis. Pagrindinis šio etapo uždavinys yra suplanuoti, kaip tiksliai bus įgyvendinamas projektas: kokie projekto terminai, kas dalyvaus projekto įgyvendinime, kokius darbus reikės atlikti, kurie darbai priklauso nuo kitų darbų ir pan. Labai svarbu konkrečiai apibrėžti visas projekto užduotis, tikslus ir jų pasiekimo terminus. Dažniausiai naudojamos planavimo priemonės yra užduočių juostos bei Granto diagrama.
- Projekto vykdymas – atsakingiems asmenims ar komandoms yra paskirstomos konkrečios užduotys, suformuojami tikslai ir stebima, kad niekas nenukryptų nuo anksčiau sudaryto plano. Svarbiausias šio projekto valdymo etapo uždavinys yra stebėti projekto tikslų ir rezultatų pasiekimą bei išvengti projekto apimties nukrypimų. Vykdant projektus paprastai yra naudojamos projektų valdymo sistemos, kurios leidžia pasitelkti užduočių juostas, Granto diagramas kitus grafinius bei organizacinius įrankius, kurie gali stipriai palengvinti projektų vadovų darbą.
- Projekto pabaiga – kuomet visi numatyti projekto tikslai yra pasiekiami, projektas laikomas baigtu. Tačiau čia nereikėtų sustoti, o skirti truputį laiko pasiektų rezultatų įvertinimui ir su komanda aptarti projekto įgyvendinimo metu kilusius iššūkius. Efektyvus projektų valdymas turi apimti ne tik savalaikį projekto tikslų pasiekimą, bet ir projekto įgyvendinimo metu įgytų žinių panaudojimą bei pritaikymą vykdant kitus projektus.
Populiariausi projektų valdymo metodai
Projektų valdymas yra sudėtingas ir nemažai iššūkių keliantis procesas, todėl siekiant vystomus projektus įgyvendinti efektyviai, labai svarbu pasirinkti tinkamą jų valdymo metodą. Taigi, projektų valdymo metodas – tai sistema, kuri apjungia tam tikras technikas, praktikas bei procedūras, kurios bus naudojamos projekto įgyvendinimo metu. Svarbu paminėti, kad nuo pasirinkto projekto valdymo metodo, stipriai priklausys ir tolimesnė projekto eiga bei galutinis rezultatas. Praktikoje dažniausiai yra naudojami šie keturi projektų valdymo metodai:
- Kritinio kelio metodas – pagrįstas nuoseklia projekto užduočių vykdymo seka. Šį metodą geriausia rinktis tuomet, kai projekte esančios užduotys priklauso viena nuo kitos ir labai svarbi užduočių atlikimo chronologinė tvarka. Taikant šį metodą, pirma reikia išvardinti konkrečias projekto užduotis ir nustatyti jų tarpusavio ryšį. Tada yra nustatoma, kurios projekto užduotys viena nuo kitos priklauso tiesiogiai, o kurias galima atlikti atskirai, neužlaikant viso projekto. Kitaip sakant, taikant šį projekto valdymo metodą, reikia surasti greičiausią projekto užbaigimo kelią, kad tarp visų projekto užduočių būtų kuo mažesnės prastovos.
- Krioklio metodas – pagrįstas griežtai iš eilės atliekamų užduočių vykdymu. Metodą verta rinktis tuomet, kai projekto komandos nariai, prieš pradėdami vykdyti savo užduotis, turi pasikliauti kitų komandos narių darbo rezultatais. Krioklio metodas geriausiai veikia tada, kai projekto įgyvendinimo metu nepasitaiko nenumatytų situacijų ar didelių pokyčių. Taip pat šis metodas tinka tada, kai reikia griežtai prižiūrėti projekto apimtį ir sistemingai užtikrinti vykdomo projekto kontrolę.
- „Agile“ (lankstusis) metodas – pagrįstas lankstumu, iteraciniu procesu ir grįžtamuoju ryšiu. Šis metodas geriausiai tinka tuomet, kai į projekto vystymą reikia įtraukti klientą ir geriau suprasti jo poreikius. Metodas leidžia greitai reaguoti į pokyčius ar nenumatytas situacijas. Taikant „Agile“ projekto valdymo metodą, procesas yra suskaidomas į kuo trumpesnių ciklų seką. Siekiama kuo greičiau gauti rezultatą, pateikti jį klientui ir sulaukti iš kliento pradinio grįžtamojo ryšio. Turint kliento atsiliepimus ir aiškiau suprantant jo lūkesčius bei poreikius, daromos sekančios iteracijos, kurių metu produktas yra tobulinamas.
- „Scrum“ metodas – tai vienas iš „Agile“ metodo variantų, kuomet projektai yra valdomi taikant trumpus ir sukoncentruotus sprintus. Kiekvienas sprintas trunka nustatytą laikotarpį ir turi konkretų tikslą. Baigus sprintą reikia būtinai apžvelgti ir įvertinti komandos pasiektus rezultatus. „Scrum“ metodas labiausiai tinka nedidelėms komandoms, kurios taikydamos sukoncentruotus sprintus, siekia padidinti savo produktyvumą, greitai pasiekti nustatytų tikslų, tačiau išlaikyti aukštą kokybę.
Kurį projekto valdymo metodą pasirinkti?
Kaip galima pastebėti, visi aprašyti projektų valdymo metodai yra gana skirtingi, todėl labai svarbu, prieš pradedant įgyvendinti konkretų projektą, parinkti geriausiai jam tinkantį valdymo būdą. Reikėtų pastebėti, jog „Agile“ ir „Scrum“ projektų valdymo metodai geriausiai veikia informacinių technologijų bei paslaugų sektoriuose, kuomet kuriant produktus labai svarbu kuo anksčiau įtraukti klientus ir reaguoti į jų poreikius. Kita vertus, kritinio kelio ir krioklio metodai puikiai tinka statybos arba gamybos sričių projektams vykdyti, kur paprastai būna nustatyti griežti terminai, konkretus biudžetas ir technologiškai svarbus darbų eiliškumas. Galiausiai, kad ir kokį projekto valdymo metodą pasirinksite savo projektui, svarbiausia, kad pasirinktas metodas leistų jums dirbti produktyviai ir pasiekti nustatytus tikslus.
Tinkama projektų valdymo programa – kaip išsirinkti?
Projektų valdymas gali tapti žymiai produktyvesniu, pasirinkus tinkamus darbo įrankius. Dabartinės projektų valdymo programos tampa vis prieinamesnės ir leidžia žymiai efektyviau įgyvendinti visus projekto procesus. Šiuolaikinė projektų valdymo sistema dabar jau gali visiškai atstoti jūsų darbo vietą, kurioje yra patogu planuoti projektą, valdyti ir paskirstyti užduotis, bendrauti su projekto komanda bei atlikti kitus organizacinius darbus.
Kita vertus, šiuo metu rinkoje yra tikrai nemažai įvairių projektų valdymo programų, todėl išsirinkti tinkamiausią, gali būti pakankamai sudėtinga. Renkantis projektų valdymo sistemą svarbu turėti galvoje, kad programa greičiausiai naudositės ne jūs vienas, o visa jūsų komanda, todėl būtinai išklausykite ir komandos narių nuomones. Taip pat galite pasiteirauti savo pažįstamų arba verslo partnerių apie jų naudojamus projektų valdymo sprendimus. Savaime suprantama, jog nemažą įtaką jūsų sprendimui taip pat turės ir projektų valdymo sistemos kaina.
Renkantis tinkamą projektų valdymo programą taip pat reikėtų nepamiršti ir pačios programos funkcionalumo. Juk programą perkate dėl konkrečių funkcijų, todėl būtų labai gaila, jeigu įdiegus konkretų sprendimą, jame nebūtų dažniausiai projektų valdyme pasitaikančių funkcijų. Apačioje pateikiame pagrindines funkcijas, kurias privalo turėti kiekviena dėmesio verta projektų valdymo programa:
- Granto diagrama – projekto etapams ir eigai parodyti diagramoje naudojamos paprastos horizontalios juostos. Pažvelgus į Granto diagramą, galima iš karto nustatyti kuriame etape yra projektas, kiek darbų jau atlikta ir kada tiksliai prireiks kito komandos nario indėlio.
- „Scrum“ lenta – paprastai naudojama projektams, kurių terminai nėra labai griežti. Lentoje nurodomos visos galimos projekto užduočių būsenos („Paskirta“, „Daroma“, „Atlikta“, „Patvirtinta“) ir prisegami užduočių žymekliai. Atliekant konkrečią užduotį keičiasi jos būsena ir užduoties žymeklis yra atitinkamai perstumdomas „Scrum“ lentoje. Tokia lenta leidžia visai projekto komandai matyti bendrą projekto vaizdą.
- Užduočių priskyrimas – galimybė stebėti projekto komandą ir užtikrinti, kad visos užduotys būtų atliekamos laiku, pagal nustatytus terminus. Kiekvienas atsakingas asmuo gali matyti ką ir iki kada jam reikia padaryti. Taip pat labai naudinga ir priminimų funkcija, kuri siunčia komandos nariams priminimus apie artėjančius galutinius užduočių terminus.
- Laiko resursų paskirstymas – labai naudinga funkcija, leidžianti projekto vadovui iš anksto suplanuoti ir sekti visų komandos narių darbo valandas prie konkretaus projekto. Tai leidžia turėti aiškų visos projekto komandos užimtumo vaizdą ir išvengti per didelės konkrečių darbuotojų apkrovos bei praleistų terminų. Resursų paskirstymo įrankyje galima iš anksto pažymėti darbuotojų atostogų, susitikimų ar didesnio užimtumo dienas ir tokiu būdu turėti išsamius vidinio komandos užimtumo duomenis.
- Ataskaitų formavimas – tarpinių ir galutinių ataskaitų parengimas yra labai svarbi kiekvieno projekto dalis, juk tiek vadovybei, tiek ir komandos nariams įdomu žinoti, kas buvo pasiekta per atitinkamą laikotarpį. Tačiau ataskaitų sudarymas neturėtų užimti per daug laiko, todėl kiekvienoje dėmesio vertoje projektų valdymo programoje turi būti ir ataskaitų parengimo modulis. Kuo greičiau galėsite sugeneruoti projekto ataskaitą, tuo daugiau laiko galėsite skirti pačio projekto valdymui.
Projekto valdymas neturi būti per daug sudėtingas
Taigi, šiuolaikinės projektų valdymo sistemos nauda yra akivaizdi. Pasirinkus tinkamą sistemą, organizacijoje vykdomų projektų valdymas taps struktūrizuotas, aiškiai suplanuotas ir žymiai geriau koordinuotas. Tokiu atveju, visi projekto komandos nariai turės jiems deleguotas užduotis, kurios bus aiškiai išskirstytos į etapus su numatytais galutiniai terminais. Kuomet dirbama prie didelės apimties ir svarbių projektų, reikalaujančių visų komandos narių susitelkimo ir aiškaus veiksmų plano, šiuolaikinė projektų valdymo sistema gali padėti pasiekti reikiamų rezultatų.
Projektų valdymo programos yra naudingos tiek organizacijų vadovams, tiek ir darbuotojams, nes leidžia supaprastinti darbą, optimaliai naudoti resursus, didinti veiklos efektyvumą bei laiku įgyvendinti projektus. Vadovai gali realiu laiku sekti visų įgyvendinamų projektų rezultatus ir imtis konkrečių veiksmų vos tik atsiradus tam tikriems nesklandumams. Akivaizdu, kad veiklos sąnaudų mažinimas bei darbų organizavimo efektyvumo didinimas yra pagrindinės priežastys lemiančios būtinybę organizacijos veikloje įdiegti šiuolaikinę projektų valdymo programą.
